Esta política explica qué datos personales recogemos en nuestro sitio web y en el chat con Aura, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes ejercer tus derechos.
1. Responsable del tratamiento
Soy Agentica S.A.S., sociedad con domicilio en Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que recogemos en este sitio y en sus canales de atención.
Canal de atención para todo lo relacionado con tus datos: hola@soyagentica.com. Lo atiende el equipo de protección de datos de Soy Agentica S.A.S..
2. Marco legal y definiciones
Aplicamos la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Dato personal es cualquier información que te identifica o te puede identificar. Titular eres tú. Tratamiento es cualquier operación sobre tus datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, compartirlos o borrarlos. Encargado es quien trata datos por cuenta nuestra.
3. Qué datos recogemos
- Datos de contacto que nos das: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono y ciudad.
- Lo que escribes en el formulario o en el chat, y los temas que marcas como de tu interés.
- Notas de voz que envías en el chat y su transcripción a texto.
- Datos de agenda: fecha y hora de la reunión y el correo al que enviamos la invitación.
- Datos técnicos mínimos: un identificador anónimo en una cookie y el número de tu conversación en tu navegador, para mantener el chat, y la página desde la que llegaste. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.
No pedimos datos sensibles. Si los compartes por tu cuenta en un mensaje o nota de voz, no estás obligado a hacerlo y solo los usaremos para responderte. No usamos tu voz para identificarte.
El sitio no está dirigido a menores de 18 años y no recogemos sus datos a sabiendas.
4. Para qué los usamos
- Responder tu solicitud y entender qué proceso de tu empresa quieres resolver.
- Hacer seguimiento comercial: registrar tu solicitud, calificarla y preparar la conversación con nuestro equipo.
- Agendar demostraciones y enviarte la invitación por Microsoft Teams.
- Transcribir tus notas de voz para que el agente pueda entenderlas.
- Enviarte información de Soy Agentica S.A.S. relacionada con tu solicitud. Puedes pedir que paremos en cualquier momento.
- Mejorar el servicio con estadísticas que no te identifican.
- Atender requerimientos de autoridades y cumplir nuestras obligaciones legales.
5. Tu autorización
Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada. La das al marcar la casilla del formulario o al tocar «Acepto, empecemos» antes de escribir en el chat. Guardamos la fecha y hora de esa autorización como prueba.
Puedes revocarla cuando quieras escribiendo a nuestro canal de atención, salvo que tengamos un deber legal o contractual de conservar los datos.
6. Atención con inteligencia artificial
El chat lo atiende Aura, un agente de inteligencia artificial de Soy Agentica S.A.S.. Aura conversa contigo, anota los datos de tu solicitud y te ofrece horarios para una reunión.
Sus respuestas pueden tener errores. Aura no toma decisiones que te afecten jurídicamente: una persona de nuestro equipo revisa cada solicitud. Lo que escribes en el chat se trata como información y nunca como una instrucción para el agente.
7. Con quién compartimos tus datos
No vendemos ni alquilamos tus datos. Para operar el sitio y el chat usamos proveedores que tratan los datos por cuenta nuestra, como encargados, solo para las finalidades de esta política. Algunos tienen sus servidores fuera de Colombia, lo que implica una transmisión internacional de datos:
- Supabase (Estados Unidos): base de datos y almacenamiento de las notas de voz.
- Vercel (Estados Unidos): alojamiento del sitio web.
- Google (Estados Unidos): transcripción de las notas de voz con Gemini y, cuando hace falta, el modelo de lenguaje de respaldo del agente.
- DeepSeek (China): modelo de lenguaje principal con el que el agente redacta sus respuestas. Recibe el texto de la conversación.
- Hetzner: servidor donde opera el agente.
- Microsoft: calendario e invitaciones de Teams.
Cuando sea necesario, compartiremos tus datos con autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.
8. Tus derechos
Como titular de los datos tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste.
- Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.
- Revocar la autorización y pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a tus datos.
9. Cómo ejercer tus derechos
Escríbenos a hola@soyagentica.com con tu nombre, el correo o teléfono con el que te registraste, lo que pides y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quieras aportar. Podemos verificar tu identidad antes de responder. También pueden hacerlo tus causahabientes, tu representante o tu apoderado, acreditando esa calidad.
Consultas: respondemos en máximo diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo cinco (5) días hábiles más.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento de esta política): respondemos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más con aviso. Si el reclamo está incompleto te pedimos lo que falta dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entendemos que desististe.
10. Cuánto tiempo guardamos tus datos
- Datos de contacto, conversación y agenda: mientras haya una relación comercial y hasta dos (2) años después del último contacto.
- Grabaciones de notas de voz: hasta doce (12) meses. La transcripción se conserva con la conversación.
Después los borramos o los anonimizamos, salvo que una norma nos obligue a guardarlos por más tiempo. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades de esta política.
11. Seguridad
Los datos viajan cifrados. La base de datos solo es accesible desde nuestros servidores y el acceso del equipo es por usuario y rol. El agente no tiene acceso a sistemas internos fuera de lo necesario para atenderte, y cada una de sus acciones queda registrada.
12. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026. Si cambia en algo importante, publicaremos la nueva versión en esta página antes de aplicarla, y si el cambio afecta las finalidades te pediremos de nuevo tu autorización.